2013年3月6日水曜日

温泉幹事メモ


温泉で幹事やったのでメモ

今回の流れ


  • 開催日決める
  • 大まかな場所を決める(今回だと東京から名古屋の間)
  • イベントをたてる
  • 宿の条件を決める
  • 宿探して決める
  • 開催日にABC(大型イベント)かぶる
  • 日付変更
  • 宿と詳細詰める
  • 当日早めに行く
  • 当日集金
  • 当日部屋割り


開催日

開催日が遠ければ、開催日だけが決まった状態でイベント立ててもいい気がする。
開催日は遠ければ遠いほど宿も取りやすいし、参加者の予定も開けやすいのでいいんじゃないかな
普通、宿は3ヶ月後までしか受け付けてないみたいだけど、電話すればだいたいOKだと思う

イベントたてる

Zusaarみたいにメッセージ投げられるイベントサービスがいいと思う
でもZusaarは金額に「未定」を設定出来ないので、有料で適当なお金を書いて、備考欄にお金未定ですって書くしか無くて不満だった
あと、性別とタバコ吸うかは部屋割りで絶対必要になるのでこの時点で聞いておくとよさそう
今回はタバコ聞いてなかったので、当日の部屋割りが全員集まるまで完了しなかった

宿決める

検索しまくって宿決める

  • 価格
  • 会議室
  • 温泉

は絶対
最初は回線付きの宿も条件に入れてたけど、回線の付いてる宿は予算オーバーだったので諦めた
その代わり、各キャリアのサイトで電波状況を調べた
回線自分で持って来いっていうのはAndroidクラスタだからよかったけど、他のクラスタだと難しかったかも?
会議室は前回の雑魚寝部屋みたいな感じにしたかったので、宴会場ならなおよしとした
予算は夜の宴会の買い出しのお金とか、入湯税とかも考える
今回は夜の宴会費用を1人1000円で計算した
コミコミで過去開催の費用と同じくらいを目指した
ちょっとくらい予算オーバーしている宿でも、電話してこの価格に抑えたいって言えばたいていのところは価格調整やってくれそうだった

幹事を複数人でやっている場合、宿に連絡する人の負担がかなり大きいので、ちゃんと仕事を分けたほうがいい
今回は自分がメインの感じだったはずなのにもう一人に宿への連絡をさせてしまったので凄く負担をかけてしまった

宿決めたあと

あとは宣伝して人を集める
女性が1人もいないと女性の参加者増えない
募集開始日と開催日が離れていると、みんな忘れてしまうので適度にリマインダーした方がいい

宿にキャンセル可能日を聞いておいて、イベントでみんなにキャンセル料かかる日付を告知
ちょっとバッファをもたせたほうがキャンセル率が減っていいかも

部屋割り

部屋割りは当日決めて口頭で伝えたんだけど、みんな理解してなかった
鍵貰った人はちゃんと自分の部屋がどこなのか認識するらしい
みんなにわかってもらえるように、メッセージなり、紙に書いて貼りだすなりしたほうが良かった

夕食・宴会

今回は夕食時には飲み放題に出来なかったんだけど、みんな夕食時は乾杯が出来れば大体良くて、ガッツリご飯食べたい人が多いみたいだったので結果オーライだった
夕食後、みんなで集まって宴会出来る場合は夕食時の飲み放題は必須じゃない